Halo, selamat datang di menurutkami.site! Senang sekali rasanya bisa menyambut Anda di sini. Kali ini, kita akan membahas topik yang mungkin terdengar sedikit membosankan, tapi sebenarnya sangat penting dalam berbagai aspek kehidupan: dokumen. Ya, kita akan mengupas tuntas pengertian dokumen menurut para ahli.
Dokumen, sepintas lalu, mungkin hanya selembar kertas berisi tulisan. Tapi, tahukah Anda bahwa dokumen memiliki definisi yang jauh lebih luas dan kompleks? Dokumen bisa berupa apa saja, mulai dari akta kelahiran, surat perjanjian, foto, video, hingga rekaman suara. Bahkan, data yang tersimpan dalam hard drive komputer pun bisa dikategorikan sebagai dokumen.
Artikel ini hadir untuk menjernihkan pemahaman Anda tentang pengertian dokumen menurut para ahli. Kita akan menyelami berbagai definisi, fungsi, dan jenis dokumen yang ada di sekitar kita. Jadi, siapkan diri Anda untuk perjalanan seru mengungkap dunia dokumen! Mari kita mulai!
Apa Sebenarnya Dokumen Itu? Telaah dari Berbagai Sudut Pandang
Sebelum membahas lebih jauh pengertian dokumen menurut para ahli, mari kita pahami dulu konsep dasarnya. Secara sederhana, dokumen adalah rekaman informasi yang dapat digunakan sebagai bukti atau referensi. Namun, definisi ini masih terlalu umum. Para ahli telah memberikan definisi yang lebih spesifik dan mendalam.
Definisi Dokumen Menurut Ahli Kearsipan
Dalam dunia kearsipan, dokumen memiliki makna yang sangat penting. Dokumen dianggap sebagai aset berharga yang perlu dikelola dan dilestarikan dengan baik. Para ahli kearsipan memberikan definisi yang berfokus pada nilai guna dan keberlanjutan informasi dalam dokumen.
- Schellenberg: Menurut Schellenberg, dokumen adalah informasi terekam, terlepas dari bentuk atau medianya, yang diciptakan atau diterima oleh suatu organisasi atau individu dalam menjalankan aktivitasnya dan disimpan sebagai bukti kegiatan tersebut. Definisi ini menekankan asal-usul dan konteks pembuatan dokumen.
- National Archives of Australia: Lembaga ini mendefinisikan dokumen sebagai informasi yang diciptakan, diterima, dan dipelihara sebagai bukti aktivitas atau transaksi oleh suatu organisasi atau individu. Definisi ini menyoroti peran dokumen sebagai bukti yang sah.
- G.J. Oliver: Menyatakan bahwa dokumen adalah setiap catatan tertulis atau cetak yang memuat informasi atau bukti yang disimpan dan dipelihara untuk keperluan di masa depan.
Definisi-definisi ini menekankan pentingnya dokumen sebagai bukti aktivitas dan informasi yang harus dipelihara untuk keperluan di masa depan.
Definisi Dokumen Menurut Ahli Hukum
Dalam dunia hukum, dokumen memiliki peran yang sangat krusial sebagai bukti dalam proses peradilan. Dokumen dapat digunakan untuk mendukung atau membantah suatu klaim atau argumen.
- Black’s Law Dictionary: Mendefinisikan dokumen sebagai setiap materi tertulis atau tercetak yang dapat digunakan untuk membuktikan suatu fakta. Definisi ini sangat luas dan mencakup berbagai jenis dokumen, mulai dari surat perjanjian hingga catatan kaki.
- UU ITE No. 11 Tahun 2008: Undang-undang ini mendefinisikan dokumen elektronik sebagai setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, atau didengar. Definisi ini mencakup dokumen dalam format digital.
- Pasal 1 angka 6 UU No 43 Tahun 2009: Menyebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Dalam konteks hukum, dokumen memiliki kekuatan pembuktian yang signifikan dan harus dijaga keasliannya.
Fungsi dan Kegunaan Dokumen dalam Kehidupan Sehari-hari
Setelah memahami pengertian dokumen menurut para ahli, penting juga untuk mengetahui fungsi dan kegunaannya dalam kehidupan sehari-hari. Dokumen memiliki berbagai fungsi yang sangat penting, baik bagi individu, organisasi, maupun negara.
Dokumen Sebagai Bukti dan Alat Pertanggungjawaban
Salah satu fungsi utama dokumen adalah sebagai bukti. Dokumen dapat digunakan untuk membuktikan suatu kejadian, transaksi, atau fakta. Misalnya, akta kelahiran membuktikan identitas dan tanggal lahir seseorang. Surat perjanjian membuktikan kesepakatan antara dua pihak.
Selain itu, dokumen juga berfungsi sebagai alat pertanggungjawaban. Dokumen dapat digunakan untuk melacak dan mengaudit aktivitas suatu organisasi atau individu. Laporan keuangan, misalnya, digunakan untuk mempertanggungjawabkan penggunaan dana perusahaan.
Dokumen Sebagai Sumber Informasi dan Pengetahuan
Dokumen juga merupakan sumber informasi dan pengetahuan yang sangat berharga. Dokumen dapat berisi data, fakta, ide, dan gagasan yang dapat digunakan untuk mempelajari sesuatu, memecahkan masalah, atau membuat keputusan. Buku, jurnal, artikel, dan laporan penelitian adalah contoh dokumen yang berfungsi sebagai sumber informasi dan pengetahuan.
Dokumen Sebagai Alat Komunikasi dan Koordinasi
Dokumen dapat digunakan sebagai alat komunikasi dan koordinasi antara individu atau organisasi. Surat, memo, email, dan laporan adalah contoh dokumen yang digunakan untuk menyampaikan informasi, memberikan instruksi, atau meminta umpan balik. Dengan adanya dokumen, komunikasi dan koordinasi dapat dilakukan secara efektif dan efisien.
Jenis-Jenis Dokumen yang Perlu Anda Ketahui
Dokumen sangat beragam jenisnya, tergantung pada format, isi, dan tujuannya. Berikut adalah beberapa jenis dokumen yang perlu Anda ketahui:
Dokumen Pribadi
Dokumen pribadi adalah dokumen yang berkaitan dengan identitas dan kehidupan pribadi seseorang. Contoh dokumen pribadi antara lain:
- Akta kelahiran
- Kartu identitas (KTP)
- Kartu keluarga (KK)
- Ijazah
- Sertifikat
- Surat nikah
- Paspor
- SIM (Surat Izin Mengemudi)
Dokumen pribadi sangat penting untuk dijaga keamanannya karena berisi informasi sensitif tentang diri Anda.
Dokumen Perusahaan
Dokumen perusahaan adalah dokumen yang berkaitan dengan kegiatan operasional suatu perusahaan. Contoh dokumen perusahaan antara lain:
- Akta pendirian perusahaan
- Izin usaha
- Laporan keuangan
- Surat perjanjian kerja
- Invoice
- Faktur pajak
- Kontrak
Dokumen perusahaan harus dikelola dengan baik agar dapat digunakan untuk pengambilan keputusan dan pertanggungjawaban.
Dokumen Negara
Dokumen negara adalah dokumen yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan negara. Contoh dokumen negara antara lain:
- Undang-undang
- Peraturan pemerintah
- Keputusan presiden
- Surat keputusan menteri
- Rencana pembangunan
- Anggaran negara
Dokumen negara bersifat publik dan dapat diakses oleh masyarakat luas, kecuali dokumen yang bersifat rahasia.
Tabel Rincian Pengertian Dokumen Menurut Para Ahli
| Ahli/Sumber | Definisi Dokumen | Fokus Utama | Contoh Aplikasi |
|---|---|---|---|
| Schellenberg | Informasi terekam, terlepas dari bentuk atau medianya, yang diciptakan atau diterima oleh suatu organisasi atau individu dalam menjalankan aktivitasnya. | Asal-usul, konteks, dan bukti kegiatan. | Arsip perusahaan, surat-surat dinas, notulen rapat. |
| National Archives AUS | Informasi yang diciptakan, diterima, dan dipelihara sebagai bukti aktivitas atau transaksi. | Bukti yang sah dan pemeliharaan informasi. | Rekaman transaksi keuangan, kebijakan organisasi, laporan kinerja. |
| Black’s Law Dictionary | Materi tertulis atau tercetak yang dapat digunakan untuk membuktikan suatu fakta. | Pembuktian fakta dan informasi dalam konteks hukum. | Surat perjanjian, saksi mata tertulis, bukti transaksi. |
| UU ITE No. 11 Tahun 2008 | Informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya. | Informasi elektronik dan legalitas dokumen digital. | Email, dokumen Word, PDF, gambar digital, rekaman video. |
| UU No 43 Tahun 2009 | Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. | Rekaman kegiatan, media beragam, dan penggunaan dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. | Arsip elektronik, database kegiatan pemerintah, rekaman video upacara kenegaraan, dokumen digitalisasi surat-surat berharga |
Kesimpulan
Demikianlah pembahasan mendalam tentang pengertian dokumen menurut para ahli, fungsi, dan jenisnya. Semoga artikel ini dapat memberikan pemahaman yang lebih komprehensif tentang dokumen dan pentingnya dalam berbagai aspek kehidupan. Jangan lupa untuk mengunjungi menurutkami.site lagi untuk mendapatkan informasi menarik lainnya. Sampai jumpa!
FAQ: Seputar Pengertian Dokumen Menurut Para Ahli
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan tentang pengertian dokumen menurut para ahli:
- Apa itu dokumen secara sederhana? Dokumen adalah rekaman informasi yang bisa digunakan sebagai bukti atau referensi.
- Apa saja contoh dokumen pribadi? KTP, Akta Kelahiran, Ijazah.
- Mengapa dokumen penting? Dokumen penting sebagai bukti, sumber informasi, dan alat komunikasi.
- Apa bedanya dokumen dan arsip? Arsip adalah dokumen yang disimpan dan dikelola karena nilai guna jangka panjangnya.
- Apakah email termasuk dokumen? Ya, email termasuk dokumen elektronik.
- Apa itu dokumen digital? Dokumen digital adalah dokumen yang dibuat dan disimpan dalam format elektronik.
- Bagaimana cara menjaga keamanan dokumen? Simpan dokumen di tempat aman, buat salinan cadangan, dan lindungi dengan kata sandi.
- Apa itu dokumen rahasia? Dokumen rahasia adalah dokumen yang isinya tidak boleh diketahui oleh publik.
- Siapa yang bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen? Tergantung jenis dokumen dan organisasi. Bisa individu, bagian kearsipan, atau bagian hukum.
- Apa saja jenis dokumen perusahaan? Laporan keuangan, kontrak, izin usaha.
- Bisakah foto dianggap sebagai dokumen? Tentu saja, foto adalah rekaman visual dan bisa menjadi bukti.
- Apakah notulen rapat termasuk dokumen? Ya, notulen rapat mencatat kejadian dan keputusan dalam rapat.
- Bagaimana cara memusnahkan dokumen yang tidak terpakai? Ada berbagai cara, seperti dibakar, dicacah, atau dihancurkan secara digital dengan aman.